KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI YANG DIANJURKAN ISLAM: February 2016

Thursday 4 February 2016

SITI NUR AFIQAH BINTI SULAIMAN 16DAT15F1033

NADZIRAH AFIQAH BINTI ADAM 16DAT15F1029

MUHAMMAD ASRAH AFIF BIN CHE MUSA 16DAT15F1989

MOHAMAD MARWAN BIN MOHD. NADZIR 16DAT15F1085

Komunikasi merupakan satu proses yang membolehkan pihak-pihak yang terlibat saling memahami antara satu sama lain. Sebagai makhluk sosial, manusia perluu berhubung dan berinteraksi dengan orang lain. Suasana yang demikian menjadikan komunikasi penting dalam kehidupan. Dalam konteks organisasi, komunikasi mempunyai peranan yang cukup signifikan dan penting. Malah komunikasi seringkali dianggap sebagai nadi kepada sesebuah organisasi. Oleh kerana itu, komunikasi seharusnya dikendalikan dengan cekap serta dihiasi dengan nilai dan adab yang digariskan dalam islam.

DEFINISI

· Menurut Jaafar Muhammad Yusof (1997), komunikasi merupakan seni berinteraksi antara satu sama lain. Dari sudut bahasa berasal daripada perkataan ‘communicare’ yang bermaksud penyertaan atau ‘turut serta’ atau ‘communis’ yang bererti milik bersama.

· Sementara mengikut Mohd Yusof Hussain (1990), komunikasi boleh didefinisikan sebagai gaya, kaedah dan strategi komunikasi yang digunakan oleh pemimpin dalam organiasi.

· Dalam perkara ini dapat dilihat pada perkataan “wasola” dalam bahasa arab yang terakam dalam Al-quran. Perkataan tersebut dari segi bahasanya membawa maksud “sampaikan”. Dalam Al-Quran pada dasarnya menyentuh hal ini menyatakan “Demi sesungguhnya kami telah sampaikan firman-firman (Al-Quran) kepada mereka supaya mereka beroleh peringatan”. Dalam pada itu terdapat beberapa perkataan lain dalam Al-Quran yang menggambarkan aktiviti-aktiviti komunikasi:

ü Bacalah (al-Alaq)

ü Khabarkanlah (al-Nisa)

ü Katakanlah (al-Mukmin)

ü Berpesan-pesan (al-Ars)

ü Dengarkanlah ( al-Maidah)

UNSUR-UNSUR KOMUNIKASI

1. Tujuan atau matlamat ditentukan terlebih dahulu :

Tujuan atau matlamat komunikasi haruslah ditentukan terlebih dahulu agar pihak penerima dapat memahami dengan lebih jelas tentang apa yang disampaikan. Selanjutnya adalah tujuan atau matlamat dari komunikasi adalah seperti yang dikemukakan oleh Dan B. Curtis dalam buku Komunikasi Bisnes Profesional sebagai berikut:

a) Memberikan informasi, kepada para klien, orang bawahan dan penyelia (supervisor). Diberikan informasi, kerana kaedah menyampaikan informasi merupakan bentuk interaksi komunikasi. Orang atau masyarakat cenderung merasa lebih baik diberi informasi yang diperlukannya atau yang akan diberi jalan masuk menuju informasi tersebut yang merupakan bahagian dari keadaan percaya dan rasa aman.

b) Menolong orang lain, memberikan nasihat kepada orang lain, ataupun berusaha memotivasi orang lain dalam mencapai tujuan.

c) Menyelesaikan masalah, kerana semakin tinggi kedudukan atau status seseorang maka semakin penting meminta orang lain untuk keahlian teknik sehingga dalam menyelesaikan masalah tersebut harus ada komunikasi untuk meminta data sebagai bahan pertimbangan.

d) Membuat keputusan secara rasional dapat ditakrifkan sebagai satu proses yang sistematik dalam mendefinisikan masalah, menilai alternatif-alternatif dan memilih alternatif keputusan yang terbaik.

e) Menolong orang lain dengan memberikan tunjuk ajar, memberikan informasi atau maklumat yang dipersoalkan oleh pendengar atau penerima maklumat melalui komunikasi yang berkesan.

2. Pertukaran maklumat antara penghantar dan penerima :

a) Penghantar mestilah pasti dengan kepentingan mesej yang akan disampaikan kepada penerima agar penerima dapat mentafsir dan memahami maklumat atau informasi yang disampaikan.

b) Penghantar mestilah yakin dengan mesej atau informasi yang hendak disampaikan. Mesej yang hendak disampaikan mestilah mempunyai kesahihan dan tiada unsur-unsur penipuan.

c) Penghantar mestilah jelas dengan mesej yang hendak disampaikan. Penghantar seharusnya memahami mesej yang hendak disampaikan terlebih dahulu agar dapat mewujudkan komunikasi yang berkesan dengan penerima.

1. Idea atau maklumat yang disampaikan bergantung kepada tujuan dan konteks :

a) Idea atau maklumat yang hendak disampaikan mestilah berdasarkan kepada tujuan dan konteks agar tidak tersasar dari apa yang dirancang. Hal ini dapat mewujudkan komunikasi yang berkesan antara penyampai dengan penerima maklumat.

b) Idea atau maklumat yang hendak disampaikan mestilah bernas dan mempunyai kesahihan serta tiada unsur tokok tambah dalam komunikasi yang akan diwujudkan antara penyampai dengan penerima.

FUNGSI KOMUNIKASI

ü Memastikan seluruh warga organisasi berkongsi visi dan misi organisai.

· Komunikasi diwujudkan adalah untuk memastikan seluruh warga organisasi berkongsi visi dan misi organisasi dengan lebih mudah dan jelas serta mudah difahami.

ü Menyatukan usaha bagi mencapai matlamat organisasi.

· Komunikasi dapat menyatukan usaha seseorang individu dengan individu yang lain bagi mencapai matlamat organisasi dengan berkesan.

ü Memupuk suasana kerja dan budaya yang sihat dalam organisasi.

· Melalui komunikasi, suasana kerja dan budaya yang sihat dalam organisasi dapat dipupuk dengan mudah.

ü Membina kemampuan untuk membuat keputusan yang tepat dan bijaksana.

· Komunikasi yang berkesan dapat membina kemampuan untuk membuat keputusan yang bernas dan tepat.

PERANAN PEMIMPIN DALAM KOMUNIKASI

1. Pemimpin sebagai penyebar maklumat

-Pemimpin diiktirafkan sebagai penyebar maklumat yang berkesan dalam sesebuah organisasi.

2. Pemimpin sebagai perunding

-Pemimpin merupakan perunding yang hebat dalam komunikasi yang berkesan

3. Pemimpin sebagai pemerintah

-Pemimpin merupakan seorang individu yang digelar pemantau Oleh itu, pemimpin menggunakan teknik komunikasi yang berkesan untuk memantau organisasi beliau.

4. Pemimpin sebagai penghubung

-Pemimpin merupakan seorang penghubung dalam komunikasi yang dijalankan.

5. Pemimpin sebagai agen perubahan

-Pemimpin merupakan agen perubahan sesuatu idea atau buah fikiran dengan menggunakan teknik komunikasi yang berkesan.

VIDEO

MEKANISME DALAM KOMUNIKASI

Terdapat pelbagai pendekatan yang boleh dimanfaatkan oleh pemimpin dalam menjayakan komunikasi kepimpinan yang baik. Pemimpin boleh menggunakan secara lisan, mahupun bukan lisan sama ada melalui tingkah laku dan perbuatan. Pemimpin juga perlu mempunyai kemahiran komunikasi dengan baik supaya dapat mewujudkan suasana yang mesra dan melahirkan keinginan untuk saling bekerjasama dalam kalangan anggota organisasi.

Mekanisme dalam komunikasi:

1) Komunikasi lisan (Verbal)

2) Komunikasi Bukan lisan (Non-Verbal)

3) Komunikasi media

KOMUNIKASI LISAN (VERBAL)

o Komunikasi lisan(verbal) merupakan teknik asas yamg sangat mengesankan dan dapat memberikan impak yang sangat besar kepada pemimpin dan orang yang dipimpin.

o Rasullah SAW telah menyampaikan risalah Allah SWT kepada seluruh alam secara lisan.

CONTOH-CONTOH KOMUNIKASI LISAN (VERBAL)

1. Kemahiran mendengar:

Kemahiran ini sangat penting di tempat kerja kerana telah membuktikan bahawa sebanyak 53 peratus masa komunikasi diperuntukkan untuk mendengar berbanding 17 peratus untuk membaca , 16 peratus untuk bercakap dan 14 peratus untuk menulis.

Seorang pemimpin yang baik ialah seorang ketua yang boleh, mahu dam mempunyai kemahiran mendengar apa-apa sahaja yang ingin diperkatakan oleh kakitangannya. Pendengar yang berkesan pula sentiasa berusaha mencari unsur-unsur yang menarik dalam subjek yang dibicarakan, sentiasa menfokus kepada isi perbicaraan dan idea utama yang ingin disampaikan, berusaha mendengar dengan bersungguh-sungguh dan cuba mendalami erti perkataan yang didengari

Kebolehan mendengar membolehkan pemimpin mendekati golongan yang dipimpin dengan lebih dekat, seterusnya membolehkan komunikasi dan interaksi di tempat kerja dilakukan dengan lebih baik antara pemimpin dan orang yang dipimpin.

2. Kemahiran berbicara dan berbahasa:

Dalam komunikasi seharian di tempat kerja, pemimpin dan orang yang dipimpin perlulah menguasai selok-belok berbicara dengan baik kerana ia dapat menimbulkan kuasa pengaruh dan bahasa yang lebih mudah diterima serta memberi kesan yang mendalam di lubuk jiwa. Antara contoh kemahiran berbicara dan berbahasa yang boleh diamalkan di tempat kerja ialah:

Ø Menggunakan bahasa yang mudah difahami:

Perkara ini sangat perlu ditekankan kerana tidak semua anggota organisasi mempunyai tahap ilmu dan kemampuan yang sama. Penggunaan bahasa yang kurang difahami memyukarkan komunikasi dan menghalang penerimaan mesej yang ingin disampaikan.

Ø Isi bicara hendaklah benar:

Kebenaran isi perbicaraan amat penting kerana ia merupakan sumber kredibiliti seseorang pemimpin dengan orang yang dipimpin.

Ø Nada suara yang terkawal dan sesuai:

Pemimpin dan golongan yang dipimpin perlu mengawal kelembutan bicara dan kelunakan suara agar dapat komunikasi dengan berkesan. Hal ini amat jelas kerana nada suara kadangkala boleh menimbulkan tanggapan yang pelbagai kepada pendengar.

Ø Berhujahlah dengan waras:

Dalam menguruskan organisasi di tempat kerja, kadangkala pemimpin dan golongan yang dipimpin perlu berdepan dengan situasi yang memerlukannya untuk berhujah atau menerangkan sesuatu hal. Dalam menghadapi situasi tersebut, mereka perlulah berusaha mengelakkan sesuatu isu yang boleh menyebabkan pertelingkahan dan kontroversi kerana tujuan utama berhujah bukanlah untuk mencari ketenangan untuk mencari kemenangan, tetapi untuk menyerlahkan kebenaran.

Ø Meninggalkan celaan dan mengumpat:

Bagi seseorang yang ingin mengukuhkan kredibiliti, seharusnya merebut peluang berkomunikasi dengan menitikberatkan keistimewaan dan kekuatan orang lain, bukannya mencari kesalahan dan mendedahkan keaiban sesuatu golongan.

Ø Bercakap dengan lemah lembut dan bersopan:

Dalam berbicara dan berbahasa di tempat kerja perlukan berkomunikasi dengan lembut dan bersopan kerana Allah SWT telah menekankan kepada manusia untuk berbicara dengan perkataan yang baik dan membiasakan diri dengan ucapan-ucapan yang baik.

Ø Menyebut perkara yang penting berulang kali:

Tindakan ini diamalkan bagi memastikan para pendengar betul-betul jelas dan dapat memahami apa yang disampaikan dengan baik. Prinsip ini amat bersesuaian dengan apa yang telah diamalkan oleh Rasulullah SAW. Apabila baginda SAW memperkatakan sesuatu perkara yang penting dan rumit, baginda SAW akan mengulanginya sebanyak tiga kali. Baginda SAW juga berbuat perkara yang sama dalam sesuatu majlis yang dihadiri oleh ramai orang kerana bimbing suaranya tidak dapat didengari dengan baik.

KOMUNIKASI BUKAN LISAN (NON-VERBAL)

Komunikasi non-verbal adalah komunikasi yang menggunakan pesan-pesan non-verbal. Istilah non-verbal biasanya digunakan untuk melukiskan semua peristiwa komunikasi di luar kata-kata terucap dan tertulis. Secara teorinya, komunikasi non-verbal dan komunikasi verbal adalah dua cabang komunikasi yang berlainan. Namun dalam kenyataanya, kedua jenis komunikasi ini saling jalin-menjalin, saling melengkapi dalam komunikasi yang kita lakukan sehari-hari.

CONTOH-CONTOH KOMUNIKASI BUKAN LISAN (NON-VERBAL)

Contoh teladan yang baik:

Asas penting yang boleh dijadikan landasan bagi teladan yang baik ialah akhlak yang baik dan tindakan yang selari dengan kata-kata. Konsep akhlak dan kepimpinan dalam islam merupakan konsep terpenting dalam pembinaan individu dan masyarakat yang sempurna dengan sifat-sifat dan perwatakan manusia yang baik dan unggul. Antara sifat yang menggambarkan teladan yang baik ialah sabra dan pemaaf.

Dalam hal ini keterbukaan sikap pemimpin, sanggup menerima kritikan dan kesediaan mengubah pratik negatif yang diamalkan dalam organisasi dapat melambangkan teladan yang baik yang boleh dicontohi. Begitu juga dengan golongan yang dipimpin perlu sentiasa bersifat terbuka dan boleh menerima teguran yang boleh memberikan impak positif dalam organisasi. Komunikasi seperti ini amat penting bagi mencipta suasana harmoni di antara pemimpin dan golongan yang dipimpin.

Penampilan diri, personality dan bahasa badan:

Penampilan diri dan personaliti seseorang menggambarkan sikap, perwatakan dan peribadinya yang sebenar. Seperti contohnya pakaian yang dipakai boleh memberikan imej sama ada pemakainya bersikap teliti, peramah, berfikiran mantap, berdisplin atau sebaliknya. Selain itu, ia juga dapat dilihat dari aspek perilaku, kesopanan dan kehalusan budi pekerti, penyesuaian diri dengan masa , tempat dan sebagainya

Bahasa badan turut memainkan peranan yang cukup penting dalam komunikasi. Dikatakan terdapat sebanyak 750000 bentuk bahasa badan seperti postur tubuh , penampilan , kontak mata , mimik muka dan padding iaitu perkataan-perkataan seperti “ah” , “uh” dan sebagainya. Bahasa badan ini penting untuk menilai maksud sebenar sesuatu maklumat terutamanya apabila terdapat percanggahan dalam perkara yang diungkapkan seperti lisan.

Pendekatan psikologi:

Psikologi ialah kajian terhadap jiwa dan roh manusia dan selalunya merujuk kepada kajian tentang tingkah laku. Komunikasi ini amat berkait rapat terutamanya kepada pemimpin. Ia juga amat penting dalam proses komunikasi kepimpinan bagi memahami jiwa sasaran. Antara cara yang boleh dilakukan oleh pemimpin ialah dengan memberikan ucapan penghargaan , pujian dan memahami perasaan orang lain dengan empati.

Saidina Ali bin Abi Talib , khalifah islam yang keempat pernah menyatakan : teruskan usaha memenuhi keperluan mereka dan memuji mereka berkali-kali terhadap perkhidmatan baik yang mereka berikan. Sikap seumpama itu insya-Allah akan mendorong tindakan yang lebih berani. Cubalah memahami perasaan orang lain dan jangan menyalahkan antara satu sama lain dan jangan merungut apabila memberi ganjaran yang sewajarnya

KOMUNIKASI MEDIA

Apabila seseorang menyatakan tentang komunkasi, tentu ada yang teringatkan radio, television, akhbar, buku, foto, dan lain-lain lagi yang dikenali sebagai media atau saluran komunikasi. kehadiran media dalam proses komunikasi sangat penting. Secara amnya media dan saluran adalah benda yang sama kerana dkedua-duanya membawa atau mengandungi mesej untuk disampaikan daripada pihak sumber atau pengeluar kepada pihak penerima. Dalam konteks penulisan media ditakrifkan sebagai alat atau bahan yang mempunyai mesej, maklumat atau pengetahuan yang terbit atau dikeluarkan oleh pihak tertentu bagi tujuan berkomunikasi. Komunikasi bolehlah dikatakan sebagai satu proses perkongsian dan pertukaran makna, maklumat atau mesej antara pihak-pihak yang terlibat.

10 FAKTOR YANG BOLEH MENGHALANG KOMUNIKASI BERKESAN

1. Bahasa
-loghat
-perkataan yang dipilih

2. Persepsi, prejudis dan stereotyping
-mirip mendengar apa yang kita suka dengar sahaja.
-lihat apa yang kita suka tengok sahaja.
-fikir apa yang kita selalu fikirkan sahaja.

3. Imej diri sendiri.
-bagaimana kita lihat diri sendiri
* professional/amatur
* peramah/malu
* kofiden/gagap

4. Status
-membataskan pergaulan antara kedudukan
-terdapat keadaan ‘tapis informasi’

5. Percangahan
-isyarat badan tak menyokong apa yang dilafazkan.

6. Faktor sendiri.
-komunikasi dengan orang kelainan upaya (OKU).
-berlainan nilai/pandangan
-perbezaan umur yang ketara

7. Faktor persekitaran
-kawasan yang bising

8. Kesesuaian masa
-tak ada masa untuk berkomunikasi secara berkesan

9. Mesej yang rumit.

10. Mendengar
-tak ada kemahiran mendengar.

LIMA KUNCI KOMUNIKASI BERKESAN

1. Smile! Tersenyum

Salah satu kaedah untuk membangun kemampuan berkomunikasi yang baik dengan orang lain adalah dengan menjalin hubungan baik secepat mungkin dengan mereka. Tersenyumlah dan gunakan kontak mata sebagai signal positif yang dapat anda sampaikan ketika anda memulakan percakapan. Pastikan bahawa orang lain merasa bahawa anda sangat senang bercakap dengannya.
Sangat penting untuk tahu topik terhangat yang boleh anda bincangkan dengan orang tersebut. Untuk itu, selalu perbaharui informasi anda. Jika anda memiliki banyak topik yang anda dapat bualkan, komunikasi dapat berjalan dengan lebih mudah.

2. Be Clear! Bercakap dengan jelas

Bercakaplah dengan jelas ketika anda berkomunikasi dengan orang lain. Cubalah untuk menghindari kebiasaan bercakap dengan suara terlalu kecil atau parau sehingga orang lain sukar menangkap maksud anda.
Cara terbaik untuk melatihnya adalah dengan merakam suara anda pada saat anda bercakap. Kemudian dengarkan kembali hasil rakaman itu dan buat pengunahsuaian daripada teknik anda berkomunikasi.

3. Relax. Santai!

Anda dapat menjadi komunikator yang baik jika anda dapat berbicara dengan santai (rileks). Jika anda gugup, anda mesti bercakap cepat sehingga sulit difahami. Anda juga dapat membuat orang lain merasa tidak selesa kerana ketakutan anda.
Hindari membongkokkan bahu, menampilkan wajah gelisah, atau menggerakkan anggota tubuh anda yang lain saat bercakap. Orang yang anda ajak berbual akan tahu bahawa anda sedang gugup.

4. Mempelbagaikan.

Anda tentu tidak ingin orang lain menjadi bosan saat berbual dengan anda. Anda dapat membuat mereka tertarik dengan menghindari perbualan dengan suara yang unik. Anda dapat melakukan sedikit perubahan dan mengubah alunan suara saat anda berkomunikasi.

5. Dengar dan Fahami

Ingatlah, komunikasi adalah proses dua arah. Anda perlu mendengar dan memahami apa yang dikatakan orang lain jika anda ingin berkomunikasi secara efektif dengan mereka. Orang lain juga akan kehilangan minat berbual dengan anda, jika anda terus-menerus bercakap dan tidak pernah mendengarkan mereka.

KESIMPULAN

Komunikasi dalam sebuah kepimpinan merupakan suatu unsur yang sangat penting dalam mencapai keberhasilan tujuan yang akan diraih oleh suatu organisasi. Oleh kerana itu seorang pemimpin hendaklah piawai dalam berkomunikasi baik itu verbal maupun non-verbal. Komunikasi yang berkesan akan akan mampu meningkatkan motivasi, sehingga informasi yang disampaikan dapat diterima dengan baik dan hal ini akan mampu meningkatkan tugasan kerja serta pengawalan kerja juga akan terlaksana dengan baik.

Di dalam sebuah organisasi pemimpin adalah sebagai komunikator. Pemimpin yang efektif pada umumnya memiliki kemampuan komunikasi yang efektif, sehingga sedikit banyak akan mampu merangsang partisipasi orang-orang yang dipimpinnya. Dalam suatu organisasi baik yang berorientasi komersial maupun sosial, komunikasi dalam organisasi atau lembaga tersebut akan melibatkan empat fungsi antara lain fungsi informative, Regulatif, Integratif dan Persuasive. Proses komunikasi ini akan mengalami banyak hambatan. Beberapa Hambatan Komunikasi adalah Hambatan Sematik, Hambatan Mekanik, Hambatan antropologis dan Hambatan psikologis.

Untuk mengatasi masalah tersebut maka pemimpin harus meningkatkan kemampuan komunikasi yang efektif yang merangkumi pemahaman komunikasi yang baik, iklim budaya pendukung organisasi, dan perhatian yang baik.